Eerst denken, dan doen

Het zijn niet altijd anderen die cryptisch communiceren. Soms doe je het zelf ook.

Zodra je ergens aan denkt zet je het op je actielijst, zonder er nog even over na te denken. En dan zie je later op je actielijst staan: ‘Klantportfolio!’, ‘teamoverleg’, ‘urenstaten’. Wat moest je daar ook alweer aan doen?

Hoe zou het zijn als je lekker in flow beslissingen neemt en snel je inbox weer leeg hebt, zodat je daarna kunt kiezen welke actie je met volle aandacht gaat doen? Het geeft zoveel opluchting als je inbox leeg is, je over alles hebt besloten en je gezorgd hebt voor een lijst met concrete acties. Ook voor die lastige en onduidelijke kwesties die je niet in één keer hebt opgelost, heb je dan gedefinieerd wat de eerste stap is.

Bij kenniswerk hoort dat jij beslist wat je werk precies is. Dat gaat niet vanzelf. Wat moet je doen om het klantportfolio te verbeteren? Wanneer is dat af? Welk resultaat heb je na het teamoverleg? Wat betekent dat voor de agenda en voorbereiding? De ideeën die je verzamelt zijn nog niet gedefinieerd als actie. Je krijgt e-mails met onduidelijke onderwerpregels. Je eigen ideeën en gedachtes dienen zich ook niet altijd aan in de vorm van een actie. Als je iets bouwt of kookt is er een concreet einddoel met stappen om dat te bereiken. Als kenniswerker moet jij zelf bepalen wat dat einddoel is en welke stappen je zet om daar te komen. Het kan altijd beter, mooier, sneller, leuker – wanneer zet jij er een punt achter?

Om over een item te beslissen, hoef je maar een paar eenvoudige vragen te beantwoorden. Maar je stuff is niet per se eenvoudig. Er kleeft van alles aan, het heeft historie, het is een groot en complex project waar je aan werkt, de impact ervan op jou en anderen is groot. Daarom is er altijd de verleiding om eerst de leuke, makkelijke items te doen waarvan je wél weet wat de precieze actie is. Dan zijn die maar weer afgehandeld. Of je gaat opeens anderen helpen met hun vraag of een probleem waar jij de oplossing voor weet.

Ga van volle inboxen en snel verzamelde gedachten naar één gevulde actielijst.

Beperk je beslisrondes tot één à twee keer per dag. Laat tot die tijd inboxen vollopen en verzamel alles waar je een keuze over moet nemen op een vertrouwde plek. Bundel de beslistijd voor meer rendement en minder afleiding.

Beslissen kost mentale energie. Het is denkwerk, doe het op geschikte momenten. Beslissen lukt niet goed als je vermoeid bent. Fris en fruitig zijn komt de kwaliteit en snelheid ten goede. Op welk moment van de dag ben jij daar het beste in?

Houd afstand en blijf in de beslismodus. Het doel is om over alles een beslissing te nemen. Dat wordt een stuk lastiger als je meteen overal emotioneel of inhoudelijk induikt. Soms helpt het om te doen alsof het e-mails van iemand anders zijn.

Bij alles waar een actie voor jou in zit: zie de uitkomst (alvast) voor je. Wat is er af, hoe ziet de wereld eruit, wat wens jij? In GTD noemen we dat de Gewenste Uitkomst. Weten waar je uit wilt komen, geeft je focus en motivatie om hieraan te gaan werken. Zorg dat je Gewenste Uitkomst aantrekkelijk voor je is. Waar kom jij je bed voor uit?

Maak je Eerstvolgende Actie zo concreet mogelijk. Zorg voor een actie die je (echt) kunt doen, door het juiste werkwoord te kiezen.

Als je moeite hebt om je Eerstvolgende Actie te bepalen, stel dan vragen. Als ik iemand moest inwerken, wat zou ik dan zeggen? Hoe ziet het eruit als ik hieraan ga werken? Wat zou iemand anders doen die dit moest aanpakken, bijvoorbeeld Fred? Wat zou ik doen als ik nu 10 minuten tijd heb hiervoor?

Noteer je Eerstvolgende Acties samen met je Gewenste Uitkomst op je actielijst. Door ze beide op te schrijven help je jezelf als je gaat kiezen welke actie je gaat doen. Schrijf eerst je Gewenste Uitkomst op en daarachter je Eerstvolgende Actie.

Pak je actielijst erbij. Voeg Gewenste Uitkomsten toe en maak van je acties echte Eerstvolgende Acties. (Welke ga je vervolgens doen?)